ENERGIELABEL KEUR
Privacyverklaring
Duidelijke informatie over hoe Energielabel-Keur persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt, beveiligt en bewaart.
| Bedrijfsnaam | Energielabel-Keur |
| Adres | Louweshoek 516, 1066 DX Amsterdam |
| KvK-nummer | 82765588 |
| info@energielabel-keur.nl | |
| Telefoon | 06 431 942 83 |
| Website | www.energielabel-keur.nl |
| Laatst bijgewerkt | 13 augustus 2026 |
Energielabel-Keur respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Energielabel-Keur is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van onze dienstverlening en via onze website worden verwerkt. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@energielabel-keur.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw aanvraag en de dienst die u afneemt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Voor- en achternaam;
- Adres, postcode en woonplaats;
- Adresgegevens van de te inspecteren woning;
- Telefoonnummer en e-mailadres;
- Gegevens die u invult via het contact- of offerteformulier;
- Gegevens over woningtype, bouwjaar, oppervlakte, huur of eigendom voor zover relevant voor de opdracht;
- Bouwkundige en installatietechnische kenmerken van de woning;
- Tekeningen, facturen, foto’s en andere bewijsstukken die u aanlevert;
- Foto’s, schetsen, meetgegevens en aantekeningen die tijdens de inspectie worden gemaakt;
- Gegevens die nodig zijn voor een energielabel, WWS-puntentelling of verduurzamingsrapport;
- Offerte-, factuur- en betaalgegevens;
- Correspondentie via e-mail, WhatsApp of telefoon;
- Technische gegevens over uw websitebezoek, zoals IP-adres en apparaatgegevens, voor zover de website deze registreert.
Wij vragen u om niet-noodzakelijke persoonsgegevens uit aangeleverde documenten te verwijderen of onleesbaar te maken. Tijdens een woninginspectie kunnen foto’s als verplichte bewijslast worden gemaakt. Verwijder of scherm persoonlijke bezittingen die u niet op beeld wilt hebben vooraf af.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om:
- Uw vraag, contactverzoek of offerteaanvraag te behandelen;
- Contact met u op te nemen en een afspraak te plannen;
- Een energielabel, WWS-puntentelling, verduurzamingsrapport of andere overeengekomen dienst uit te voeren;
- Een energieprestatieberekening te maken en het energielabel officieel te registreren;
- Rapporten, offertes, energielabels en facturen te leveren;
- Onze administratie en boekhouding te voeren;
- Aan wettelijke, fiscale en certificeringsverplichtingen te voldoen;
- Dossiercontroles, klachtenbehandeling, kwaliteitscontroles en audits mogelijk te maken;
- Onze website goed en veilig te laten functioneren en waar toegestaan te
4. Op welke grondslagen verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende stappen daarop, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen en – wanneer dit wettelijk nodig is – uw toestemming. Gerechtvaardigde belangen zijn bijvoorbeeld een zorgvuldige administratie, beveiliging en behandeling van vragen of klachten.
Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming altijd intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking voordat de toestemming werd ingetrokken.
5. Projectdossier, Softbee en kwaliteitscontroles
Voor ieder energielabel stellen wij een volledig projectdossier samen. Dit dossier kan onder andere klant- en woninggegevens, de woningopname, berekeningen, foto’s, tekeningen, meetgegevens, Vabi-bestanden, bewijsstukken en relevante correspondentie bevatten.
Onze certificaathouder is eigenaar en beheerder van de Softbee-omgeving waarin de projectdossiers worden aangeleverd, verwerkt en bewaard. Via onze certificaathouder beschikken wij over een eigen inlogaccount. Hiermee uploaden wij onze volledige projectdossiers zelf in de Softbee-omgeving van de certificaathouder.
De certificaathouder heeft toegang tot deze gegevens voor de registratie van energielabels, dossiercontroles, kwaliteitsborging en interne en externe audits. Ook een certificerende instelling of bevoegde auditor kan, wanneer dat voor een controle noodzakelijk is, toegang krijgen tot relevante onderdelen van het projectdossier.
Bij een controle kan het noodzakelijk zijn dat opnieuw toegang tot de woning wordt verleend. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de opdracht, registratie, kwaliteitsbewaking, klachtenbehandeling en naleving van wettelijke en certificeringsverplichtingen.
6. Registratie in EP-Online
Het definitieve energielabel en de bijbehorende energieprestatiegegevens worden geregistreerd in EP-Online, de officiële landelijke database van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Een energielabel is pas definitief en geldig nadat het in EP-Online is geregistreerd. Bepaalde gebouw-en labelgegevens zijn via de daarvoor bestemde overheidsregisters op adresniveau raadpleegbaar.
7. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Gegevens kunnen worden gedeeld met:
- Onze certificaathouder, die eigenaar en beheerder is van de gebruikte Softbee-omgeving;
- De certificerende instelling en bevoegde auditors voor dossier- en kwaliteitscontroles;
- EP-Online en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland voor officiële registratie;
- Leveranciers van energieprestatiesoftware, waaronder Vabi;
- Ons boekhoudprogramma en, indien van toepassing, onze boekhouder;
- Hosting-, e-mail- en IT-dienstverleners;
- De websitebeheerder wanneer toegang noodzakelijk is voor onderhoud of technische problemen;
- Overheidsinstanties en toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig passende afspraken of verwerkersovereenkomsten gesloten.
8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij een langere termijn wettelijk of vanuit de certificeringsregeling verplicht is. In beginsel gelden de volgende termijnen:
- Contact- en offerteaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact;
- Klantcorrespondentie buiten het verplichte projectdossier: maximaal 2 jaar na afronding, tenzij langere bewaring nodig is voor een klacht of geschil;
- Projectdossiers van energielabels, inclusief berekeningen, foto’s, tekeningen en bewijsstukken: minimaal 15 jaar na afronding van de opdracht;
- Facturen, betaalgegevens en fiscale administratie: minimaal 7 jaar;
- Gegevens voor een lopende klacht, controle of juridische procedure: zolang dit voor de afhandeling noodzakelijk is.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring verplicht is.
9. Cookies en externe diensten
De website gebruikt noodzakelijke technische cookies om goed en veilig te functioneren. De website bevat of kan externe onderdelen bevatten, zoals Klantenvertellen, Google Tag Manager, Google Maps, videodiensten of andere technische diensten. Deze partijen kunnen technische gegevens verwerken wanneer een onderdeel wordt geladen.
Niet-noodzakelijke analytische of marketingcookies worden alleen geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Via de cookiemelding moet u deze cookies kunnen accepteren of weigeren en uw voorkeuren later kunnen aanpassen.
De websitebeheerder controleert welke cookies en externe diensten daadwerkelijk actief zijn en zorgt dat deze correct in de cookie-instellingen en deze privacyverklaring worden vermeld.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. De website maakt gebruik van een beveiligde SSL-verbinding. Ook worden passende maatregelen genomen voor e-mail, computers, Softbee, energieprestatiesoftware en administratieve systemen.
Denkt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of worden misbruikt? Neem dan contact op via info@energielabel-keur.nl.
11. Geautomatiseerde besluitvorming
Energielabel-Keur neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering. De uitkomst van een energielabel wordt met geattesteerde energieprestatiesoftware berekend op basis van opgenomen woningkenmerken en de geldende methode. De gegevens worden door een vakbekwaam EP-W-adviseur opgenomen en beoordeeld.
12. Uw privacyrechten
U heeft, afhankelijk van de situatie, het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, toestemming in te trekken en uw gegevens in overdraagbare vorm te ontvangen.
U kunt een verzoek sturen naar info@energielabel-keur.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs. Het recht op verwijdering geldt niet voor gegevens die wij wettelijk, fiscaal of op grond van certificeringsregels moeten bewaren.
13. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@energielabel-keur.nl. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
14. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen aanwezig zijn, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
15. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, leveranciers of wet- en regelgeving veranderen. De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.
Bovenaan de verklaring staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.
Vragen over deze privacyverklaring?
info@energielabel-keur.nl | 06 431 942 83